Gmail: le 10 funzioni segrete per la tua produttività

Link sponsorizzati

Scopri le funzioni meno conosciute di Gmail per essere più produttivo con il sistema di posta elettronica di Google.

Foto di rovlls

Nota dell’autore: Questo è un articolo del contributor Andrea Giuliodori del Blog EfficaceMente.com. Puoi seguirlo iscrivendoti ai suoi feed RSS.

Molto probabilmente avrai sentito parlare o già utilizzi Gmail, il sistema di posta elettronica di Google. Ma forse non conosci proprio tutte le funzioni nascoste di questo sistema che permettono di trasformare Gmail nella piattaforma per la tua produttività.

Ecco allora un elenco delle 10 funzioni poco conosciute di Gmail, che rendono la posta elettronica di Google la tua piattaforma di lavoro di riferimento.

1. Tasks. La prima applicazione targata Google per gestire le tue to-do list direttamente in Gmail. Tasks permette di creare molteplici liste, attività e sotto-attività, ma soprattutto permette di trasformare qualsiasi e-mail in un’attività con una semplice combinazione di tasti (Shift+t). Per attivare Tasks in Gmail vai su: Settings –> Labs –> seleziona Enable in Tasks. Una volta salvate le impostazioni troverai Tasks nel menu di sinistra subito sotto i Contatti.
2. Basta un “+”. Il tuo indirizzo di Gmail è “pincopallino@gmail.com” ? Bene, con un semplice “+”, potrai avere infiniti indirizzi Gmail: “pinconpallino+caio@gmail.com”, “pincopallino+sempronio@gmail.com”, etc. E che diavolo ci faccio con tutti questi indirizzi?! Bella domanda! Grazie agli indirizzi con il “+” e ad un utilizzo intelligente dei filtri puoi: a) trasformare Gmail in un hd di backup, inviando i file che vuoi avere sempre a disposizione all’indirizzo “pincopallino+hd@gmail.com” ed etichettandoli grazie ad filtro automatico con il label “hd” b) creare una tua to-do list, inoltrando i messaggi all’indirizzo “pincopallino+todo@gmail.com” c) usa la fantasia! la giusta combinazione del “+” e dei filtri ti permette di utilizzare Gmail in qualsiasi modo.
3. Better Gmail. Better Gmail 2 è un add-on per Firefox che ti permette di ottenere decine di extra funzioni per il tuo account Gmail, te ne cito solo alcune: organizzazione gerarchica delle etichette, macro, icone degli allegati, etc.
4. Le scorciatoie da tastiera. Se vuoi essere produttivo devi diventare un ninja con la tastiera! Gmail ti offre decine di scorciatoie da tastiera per gestire la tua posta: ecco l’elenco completo. Per attivare le scorciatoie da tastiera in Gmail vai su: Settings –> General –> seleziona Keyboard shortcuts on.
5. Getting Things Done con Gmail. Getting Things Done di David Allen (Detto, Fatto! in italiano) è forse uno dei libri più famosi sulla produttività. I ragazzi di Space – Age Wasteland hanno realizzato un interessante e-book gratuito per implementare il sistema GTD con Gmail. Buona lettura.
6. Canned Responses. Ti capita di dover rispondere nello stesso modo a decine di e-mail? Le Canned Responses non sono altro che template predefiniti che puoi utilizzare per rispondere alle e-mail di routine. Per attivare la funzione Canned Responses vai su: Settings –> Labs –> seleziona Enable in Canned Responses. Ogni volta che vorrai creare un template, ti basterà scrivere la tua e-mail, cliccare su canned responses sotto l’oggetto dell’e-mail e salvarla come template. La prossima volta che dovrai rispondere con la stessa mail ti basterà creare un nuovo messaggio e selezionare il template salvato nelle Canned Responses.
7. Organizzare una riunione. Utilizzi Outlook per organizzare riunioni? Antico! Nella versione americana di Gmail, subito sotto l’oggetto di una nuova e-mail trovi la funzione “add event invitation”. Scegli gli invitati inserendo il loro indirizzo e-mail tra i destinatari del messaggio, scegli il nome dell’evento e quando si terrà: fatto! L’evento sarà riconosciuto, oltre che da Google Calendar, anche da Microsoft Outlook e Lotus.
8. Tutti i servizi Google e non solo nella pagina di Gmail. Ti piacerebbe avere Google Reader, Google Calendar, le tue to-do list di Remember The Milk e il tuo sito preferito nella pagina di Gmail? Grazie all’add-on di Firefox Integrated Gmail potrai integrare tutti questi servizi e molti altri ancora nella pagina iniziale di Gmail.
9. Quando una stella non basta. Utilizzi le “star” in Gmail, ma vorresti altri simboli per differenziare le tue e-mail? Attiva le superstars. Vai su: Settings –> Labs –> seleziona Enable in Superstars. Per trovare le e-mail che hanno lo stesso simbolo, utilizza l’operatore “has:” nella finestra di ricerca (es. “has:red-bang”, “has:blue-star”). Puoi anche salvare le ricerche predefinite attivando la funzione Quick Links sempre in Labs.
10. Gadgets. I gadgets sono piccoli riquadri da inserire sotto il menu principale di Gmail. Puoi inserire il gadget con la tua agenda di Google Calendar o i tuoi documenti di Google Docs. Per attivare i gadget in Gmail, vai su: Settings –> Labs –> trovi i gadget di cui ti ho parlato alla fine della schermata.

Nota dell’autore: molte delle funzioni descritte sono presenti solo nella versione americana di Gmail. Per attivarle vai su: Impostazioni –> Generali –> Cambia la lingua di visualizzazione e seleziona English (US). Una volta salvate le impostazioni e ricaricato Gmail, potrai accedere a molte delle funzioni descritte.

Andrea.
Blog EfficaceMente.com | Crescita personale: esempi pratici
Link sponsorizzati